データメーション

電子メールの「送信」ボタンを押してから、恐ろしいことに、その個人、グループ、あるいは社内全体が違う相手だったことに気付いた経験のない方は手を挙げていただきたい。あまり手は上がらないと思うがどうだろう。

これは電子メール時代の呪いの1つだ。正しい手順は知っているはずだ。でも、電子メールを友人の Jim Johnson に送信しようとしたところ、電子メールプログラムが Jim 以降のアドレスを自動入力してしまい、それに気付かないで送信してしまう。別の Jim がこの電子メールを受信すると、そこには「彼は孤独で寂しいんだよ」（これは筆者が実際に間違って送ったことのある内容だ）と書かれていて、オフィスの雰囲気が一気に悪くなるという具合だ。

Datamation.com の Eric Spiegel は、このような恥ずかしい筋書きについて、「 職場における電子メールを巡る10の不平の種 」という3月24日付けの記事のなかで警告している。彼はどのような誤送信電子メールに触れているのだろうか？　 「怠慢がまかり通るなんて素晴らしいな」というのも一例だ。

筆者は通信員たちから多くの記事を受け取るので、「記事1」のような件名は大嫌いだ。Spiegel が書いている一覧で筆者が気に入ったのは次のようなものだ。

1. 不明瞭な件名 -- われわれの多くは受信箱にメールがあふれており、着信時はもちろんのこと、同日中に電子メールを1つずつ開いている時間はない。Ipsos-Reid が IT マネジャーを対象に実施した調査（Blackberry のメーカーである RIM がスポンサー）では、彼らが1日平均48通の電子メールを受信し、その39%が重要に分類されることが分かった。このようにコンスタントにメールが送信される状況では、「データセンター」という件名よりも「データセンターの水道管が破裂 -- 要支援！」という件名のある電子メールの方を先に開く可能性が高い。特に、早急な対応が必要な場合は参考になる件名を付けることだ。

Spiegel は不平の種の数を11にしておくべきだった。彼は記事の最後で、注意しないと大打撃を被る状況をもう1つ加えているからだ。

実際、筆者も先ごろ、特に害はないように見える電子メールを顧客に転送したときに、もっと恥ずかしくダメージの大きいミスを犯した。その後気付いたのだが、長い引用部分の最後に、まさにそのクライアントを巡って行われた社内のあからさまな口論が含まれていたことに気付いたのだ。転送するときは、引用部分も必ずすべてチェックしないと嫌な思いをすることになる。