Adobe Acrobat 8、コラボレーション機能強化でペーパーレス化を図る

アドビ システムズは、電子文書の作成・管理ソフトウェア「Adobe Acrobat 8 Professional」日本語版、および「Adobe Acrobat 8 Standard」日本語版を11月17日より販売開始する。Professional は Windows / Macintosh 版、Standard は Windows 版となる。

Adobe Acrobat 8の特徴は、操作性の向上とコラボレーション機能の強化だ。従来製品に比べて、より実際の紙に近い感覚で PDF を扱えるようになり、チームの共同作業が容易になった。ペーパーレス化の実現に一歩近づいたアプリケーションだ。

操作性の面ではユーザーからの要望を多く取り入れた。Adobe Acrobat は文書に関する様々な機能を搭載しているが、起動時には代表的な8つの機能が一覧できる「Adobe Acrobat 操作ガイド」が立ち上がるため、ユーザーは使いたい操作をすぐに発見できるようになった。これまでのように起動時にブランクページが表示されるよりも、比較的簡単に個々の機能へアクセスできる。

操作ガイドからは PDF ファイルの結合、電子署名の付与、セキュリティ設定、PDF フォームによる情報の配信や収集、共有レビューなどの作業をワンクリックで開始することができる。

8つの機能を選べる操作ガイド

また、ユーザーからのリクエストがもっとも多かったのが、PDF の再利用に関する機能だという。セミナーなどのアンケートでは、すぐに実現して欲しいとの声が目立ったそうだ。

この機能は、PDF を Word 形式に戻して再度編集するというもの。バージョン7でも可能だが、8では再現性がより高まったという。PDF に変換する前の Word ファイルと、PDF から書き出した Word ファイルを比較すると、レイアウトやフォント、グラフィックがほぼ完全に再現される。

もう一つバージョン7から大幅に向上した機能が「ファイル結合」。例えばチーム内でレビューを行うときに一連のファイルを束ねる、またはアーカイブ目的で結合して保存しておくというときに利用される機能だ。これにより、何らかの書類に目を通すときに、様々な補足資料や関連資料をまとめることができるようになる。

ファイル結合することで、異なった形式のファイルをそれぞれ個別に開くことなく Acrobat の操作画面からプレビューすることができるようになる。Excel や PowerPoint、AutoCAD などのデータも同じファイルで一度に扱うことも可能だ。

Excel などで複数のシートがある場合もすべてチェックすることができ、プレビューしながら結合したいシートだけを選び出せる。同様に PowerPoint や Word も任意のページを指定することができる。もちろん AutoCAD からは特定のレイヤーのみが選べる。

Web やメール経由で配布することを考慮して、束ねる際のファイルサイズはあらかじめ設定できる。品質を下げてメールで送りたい場合や、プリントアウトするために品質は下げたくない場合など、用途によって選ぶことができる。

様々なファイル形式を束ねることができる

新たに加わった「墨消し機能」では、個人情報が載っている部分など、PDF のある部分的なコンテンツを消すことができる。もともと法律的な分野では、消したという行為自体が求められるケースがあることから搭載された機能だが、応用できるシーンは企業内でも多いだろう。

墨消しボタンをクリックして、PDF から消したい部分を選択、確認すると墨消しが適用される。一度墨消しを適用するともう取り消しは不可能。アンドゥは利かず、恒久的にその部分がなかったことになる。消した言葉を文書の中から検索しても、検索結果には表示されない。

グラフィックを消したい場合はマウスで範囲をドラッグすれば、選択された範囲が墨消しされる。また、「検索して墨消し」というメニューを使えば文書の中の特定の単語を拾って一括で墨消しすることができる。

さらにオプションの設定として、メタデータやしおり、レイヤーも消すこともできる。これらは墨消しではなくデータが消えることになる。プロパティで表示される、文書のタイトルや作成者情報といったデータも見えなくなる。

特定の部分のみを塗りつぶす墨消し機能

「共有レビュー」は、PDF を使って関係者の間でその内容をチェックするための機能。サーバーベースのレビューとなるため、お互いのコメントを参照しながら、自分のコメントをつけることが可能になる。

バージョン7はブラウザベースのレビュー機能が搭載されていたが、8では Acrobat ユーザーだけでなく、無料の Acrobat Reader ユーザーでもこの機能を使うことができるようになった。ネットワーク上に共有フォルダがあればすぐに利用することができる。

PDF のままサーバーを介して閲覧させることができるため、PDF をプリントアウトする必要がなくなる点がメリットだ。「レビューなどの際は PDF を紙に印刷して配布する人も多いが、PDF そのままの状態で配布できる機能をつけることによって、本当のペーパーレス化が実現できる」。

PDF フォームに関する機能も追加された。フォームの作成から配布、データの収集、内容分析までサポートしている。

作成する際は、「フォームフィールドの自動認識」が便利だ。フォームになっていない PDF に自動的にフォームフィールドを付与してくれる。これを元に Acrobat 上で編集することもでき、またフォームフィールドの認識を実行せずにフォームのメニューから作成することもできる。

フォームフィールドを自動的に検出

PDF フォームの配布はウィザードから操作する。フォームデータ返信先のアドレスを入力、戻ってきたデータを集約する「データ収集ファイル」を指定できるほか、この時点で Acrobat Professional で権限を PDF に対して設定することができる。受け取り手は、与えられた権限によって、PDF フォームを入力してローカルに保存したり、電子署名を Adobe Reader から付与できるようになる。

Adobe Reader からも電子署名が可能

戻ってきた PDF フォームは、配布時に設定したデータ収集ファイルを開くことでプレビューできる。データは CSV 、または XML 形式で書き出せる。非定型文書の小規模のデータ収集に特化した機能だ。

アドビストア提供価格は、Professional が通常版5万7,540円、アップグレード版2万1,735円、Standard が通常版3万6,540 円、アップグレード版1万3,125円から（すべて総額）。