社内で自分の企画を通す

私は上司のオフィスに向かいながら、確信していた。新しいバグ追跡ツールの提案という結論を導いた綿密な調査に対し、お褒めの言葉をもらえるものと期待していたのだ。現在バグの追跡に使用している問題のあるフリーウェアを交換するという前向きの提案は、必ず受け入れられるものだと思っていた。

しかしまったく予想したようにはいかなかった。

それどころか、私のチームが使える予算はほとんど残っておらず、問題は多いがまだ十分機能するフリーウェアを交換するのは、来年の資金計画で優先順位がかなり低いとのことだった。提案した新しいツールが多くの時間を節約できるものだとしても、「開発者には手作業を行っても十分なほどの賃金を与えている」というのが上司の見解だった。

困った。どこで間違ったのだろう。調査を行い、新製品の購入を勧める理由を口頭で説明するだけでは、上司を納得させるのに十分ではなかったということだ。もっと計画を練り、書面で提案書を作成し、理由を裏づけるプロフェッショナルなプレゼンを行うべきだった。

仕事をしやすくする製品やツールを見かける。しかし現実は厳しい。上司は必ずしも社員の余暇の時間が増えることに関心があるわけではないのだ。いや、納得できるようなプレゼンがあれば、上司も関心を持つのだろう。

新製品の評価を行う場合、次のような基本4手順がある。

1. 必要性の評価

時間の無駄を省くために、問題解決となる製品が本当に必要かどうかを判断するべきだ。あなたやあなたのチームにとっては必要であっても、本当に必要かどうかの定義は、上司や顧客と必ずしも一致しないことがある。あなたの仕事がしやすくなるという理由だけでは、承認権限を持つ上司は納得しない。

その製品がどのくらい生産性を高められるのか、また収益を増やせるかということを正確に示す必要がある。その製品が IT 運用サポートで、一週間あたり10時間の時間短縮になることを示すことができるならそのように伝える。10時間あれば、その時間を使って他の業務ができることになる。

もしあなたの会社がバランススコアカードや ROI/TCO の計算方式を使っているのであれば、調査書に必ず加えること。もしそのようなツールを使っていなければ Web でテンプレートを見つけてくる。CaseBuilder for IT Initiatives から一例を入手できる。

最後に、どのようにしてカスタムアプリケーションの作成や費用効果的なソリューションを生む業務プロセスに変更できるのかを考える。

2. 価格比較

最適だと思う製品を見せるために意思決定者のところに行くと、おそらく彼らは他の製品と比べてどうなのかを尋ねるだろう。それに備えて、自分が必要な製品の内容を Google に入力してみること。そうすると、かなり的を得たナチュラル検索と有償検索の結果リストが表示される。

また興味のある話題を取り上げた Web サイトや Blog を訪れることもできる。例えば、サーバーベースのコンピューティングまたは仮想化ソリューションを探している人には、 DABCC または Brian Madden というサイトがふさわしいだろう。

このようなサイトを閲覧し、製品データシートや製品説明、そして Web での製品説明など情報収集する。ベンダーから個別に対応した製品説明をもらえるように依頼し、Q＆A で詳細を調べる。

3. 見積もりを取る

一般的な製品であれば、おそらくベンダーの Web サイトか販売業者の Web 店舗で価格を知ることができるだろう。オンラインで販売されている製品の場合、価格交渉のチャンスはあまりない。しかし、ベンダーや再販業者、または販売業者の営業担当者と話をする機会があれば、価格インセンティブがあるかどうか尋ねてみよう。ベンダーの多くは、年間のメンテナンスやサポート料金の値下げは行わないが、初期ライセンス料は値下げをするものだ。

四半期が終わるまでに取引を成立させることが可能なら、そのように営業担当者に伝えることだ。そして、お互いが納得する期間満了まで値引きをしてもらえるようにけしかける。ほとんどのベンダーは、四半期ごとに達成すべき数字があるため、当四半期内に取引が成立できることがわかれば、値引きする可能性は高まる。またこのような取引により、承認権限を持つ上司はお得な取引が期限切れになると考え、いち早く決断するという結果になるかもしれない。

聞いてみない限りわからないことだ。

4. 報告書を用意してプレゼンする

ただ、上にあげた2、3の詳細を記し、Web リンクや製品カタログを添付して上司にメールで報告するだけではいけない。事をうまく運ぶための念入りな準備が必要だ。承認権限を持つ上司全員とのミーティングを計画し、調査結果を示す簡単なプレゼンの準備をする。プレゼンでは、この製品を買えばどのくらい節約になり、その製品が競合製品よりいかに優れているか、またお得価格であることを必ず伝える。表やグラフをたくさん使って新製品が IT 部門と（願わくば）企業の各ユニットにもたらす利益を視覚的に訴える。

このような基本的な手順を踏めば、無駄な時間とエネルギーを節約することができる。そして次の勤務評定でこのような働きに対する評価を受けなかったとしても、余暇時間を与えてくれる製品を手に入れることができるのだ。