文書の達人になるための3つの習慣 (1/2)

▼「書く力」ありますか？

質問です。みなさんは「書く力」には自信がありますか？

え！　なに、文書を書くことはあるけど……どうかな？　という声が聞こえてきそうです。

そもそも、「書く力がある」とはどういうことでしょうか？

「そりゃぁ小説家みたいに美しい文書をかけることでしょう。文書を読んでいるだけでその情景が思い浮かび、ドキドキさせられる文書を書けるのが、書く力があるってことなんじゃないの？」

確かにおっしゃるとおりですが、果たしてビジネスの世界ではいかがでしょうか？

小説というのは書き手の心情を吐露しながら、読み手に様々な想像をさせます。一方、ビジネス文書はいかがでしょう？

読み手に様々な想像をさせてしまってはいけませんよね。ビジネス文書のゴールは、「読み手に書き手の意図した行動を取るよう促すこと」です。

ビジネス文書上手というのは、「想像させる」ことではなく、｢誤解なく伝わる｣ことが重要です。

では、誤解なく伝わるようにするために何をすべきでしょうか？　みなさんが行っていることを3つ書いてみてください。

思ったまま、いきなり文書を書き始めたりしていませんか？　そうするとどうなるでしょう。意味不明、何が言いたいのかわからない、支離滅裂な文書になったりしてしまいます。文書がわかりにくい人のほとんどが、いきなり書き出しているのです。

▼「書く力」を高める3つの習慣

書き上手が実践している3つの習慣というのがあります。何だと思いますか？

答えはいたってシンプルです。

1. まずは、伝えたいことを決める
2. つぎに、文書の構成を考える
3. そして、わかりやすくする

この3つの手順が習慣化できている人は、ビジネス文書上手です。それぞれ解説します。

1．伝えたいことを決める

当たり前じゃないか？　と思われるでしょうが、この基本ができていない人が本当に多いのです。いきなり文書を書き始める人のほとんどが、できていません。

そのためのシンプルしかけが「これかライティングシート」です。実際はシートなのですが、内容はいたってシンプルです。

（1）誰に伝えるのか？
（2）何をいちばん伝えたいのか？

を、文書を書く前に、見える場所に書き残しておけばいいのです。

例えば、外注費のコストダウンの改善提案を社長あてに書きたい場合は、

（1）誰に？：社長に伝える。
（2）何をいちばん伝えたい？：外注費を10％コストダウンできる業者へ変更したい。

と書いてから、文書を書き始めるのです。

この2つのポイントを常に意識しながら書くことで、焦点がぼけなくなりますし、修正もしやすくなります。

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