仕事がはかどる「机」は、家具屋でなく Web 上にあった--SkyDesk が企業コラボを円滑にする理由とは

昨年8月にローンチされた無料のオンラインコラボレーションツール「SkyDesk」は、メールやアドレス帳、カレンダーのほか、オフィスドキュメントの新規作成・編集・閲覧などの機能を一括して提供するクラウドサービスだ。以前の記事では「SkyDesk」の主要機能を紹介したが、今回は本サービスならではの独自機能について解説したい。


■ ドキュメント編集画面をリアルタイムにメンバーと共有

部下：「いま提案書をメールに添付して送ったので、チェックをお願いしていいですか？」

オフィスではよく聞くフレーズだ。こんな時、チェックする側（上司）へメールが直ぐに届ければいいのだが、「また届いていないよ」と言い返されることがよくある。「SkyDesk」は、ホーム画面のアクティビティに「誰が」「いつ」「どのドキュメント」を共有したかが即座に通知されるため、このようなコミュニケーションロスは発生しない。

ドキュメントはすべて「SkyDesk」上に格納され、Word や Excel といったデータでもブラウザ内で展開が可能だ。上司と部下の双方の PC（ブラウザ上）で同時にドキュメントを見ることができるだけでなく、上司がデータを修正すると部下の画面にも反映される。実際にプレゼンテーション資料を同じフロア内のスタッフと共同編集してみたが、筆者が変更した内容は瞬時に相手のブラウザ画面へ反映され、リアルタイム性は高いように感じた。

ドキュメントに「閲覧のみ」や「閲覧＆編集」「共同所有」といった詳細なアクセス権限設定を行えるのもポイントで、個人単位のほか「組織」「組織グループ（営業部や情報システム部など）」「個人グループ」単位で共有する機能も兼ね備える。「個人グループ」は、プロジェクトごとに自由に作成できるバーチャルなグループで、社外や遠方のスタッフと資料をブラッシュアップする際に役立つ。画面左下からテキストチャット機能を呼び出せば、資料を編集しながら閲覧者同士で意見を交わすこともできる。


■ スマートフォンとの強力な連携機能

「SkyDesk」は、サービスローンチ当時より iOS 専用のアプリやスマートフォンサイトを提供してきたが、昨年12月20日に Android OS のブラウザからのアクセスも正式サポートしたことで、本格的にスマートフォンで運用できる環境が整った。

スマートフォンで「SkyDesk」モバイルサイト（http://mobile.skydesk.jp/）へアクセスしてユーザー名とパスワードを入力すると、「カレンダー」と「Mail」、「Docs」（ドキュメントのファイラー）、「CRM」のアイコンが表示される。ブラウザベースながらも各サービスの操作性は良好で、3G 回線でネット接続している iPhone4S にてドキュメントの閲覧やメールの返信などを行ったが、文章・表計算・プレゼンテーションのドキュメントの展開に関してもサクサクしていた。メールは、「自分のユーザー名@skydesk.jp」のアドレス以外に、POP の設定をすることで Gmail や会社のローカルアドレスも運用可能となる。

「SkyDesk」の iOS アプリには、モバイルサイトと同等の機能を提供する「SkyDesk」と「Docs」のほか、名刺管理アプリ「Cards」の3つがある。「Cards」を起動すると、下部のメニューバーに「新規追加」「個別名刺」「共有名刺」が並んでおり、新規追加から「カメラで撮影する」をタップすると iPhone のカメラが起動する。

この名刺撮影機能が非常に便利で、客先で交換した名刺などをカメラで撮影すると自動で「SkyDesk」へアップロードを行い、会社名・役職・氏名・電話番号・アドレスなどをテキストで抽出してくれる。実際に筆者自身の名刺の撮影を行ったところ、企業 URL 以外は正確に読み取ってくれた。

撮影した名刺画像は、テキストデータと合わせて「個別名刺」から閲覧可能で、名刺裏面の画像やメモ書きを付加することもできる。また、余白の切り取りや、明るさ・コントラスト調整も自動的に行い、名刺スキャナーさながらの画像を保存してくれる。読み取った名刺はドキュメントデータと同様に、「組織」「組織グループ」単位で共有できるのも有り難い。


無料にして多機能の「SkyDesk」。現在は、1つの組織グループへの登録可能者数が3名までだったり（4名以上の場合は個人グループの利用を推奨している）、Docs の文書共有容量が1組織1GB までだったり、Cards の登録可能数が50枚までと多少の制約があるが、少人数の企業や少数でプロジェクトを手がける場合には、大いに活躍するツールとなることだろう。

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