企業メールと私用スマートフォンをセキュアに連携--クラウドメール「ALL in Oneメール Lite」を試す (1/2)

昨今、国内の IT 企業や、米国を中心とした海外企業などで導入が目覚ましいもののひとつに「BYOD（Bring Your Own Device）」がある。「BYOD」とは、従業員がプライベートで所有するスマートフォンを始めとしたデバイスを業務でも有効活用できるよう環境を整え、業務効率の向上を狙うものだ。具体的には、従業員が出先でも自身のスマートフォンでメールをチェックしたり、グループウェアにアクセスしてスケジュールを確認したりする行為などが該当する。

「BYOD」が注目される背景には、スマートフォンの高性能化やクラウドサービスの充実が挙げられるのは言うまでもないことだが、問題は「BYOD」を推し進めながら、いかにセキュリティを担保するかだろう。特にメールのスマートフォンからの利用に関しては従業員からの要望が強く、頭を抱える情報システム担当者は多いかもしれない。

そういった状況に一石を投じるのが、エアネットが2012年4月から提供を開始したクラウドメールサービス「ALL in Oneメール Lite」だ。同社が提供している「ALL in Oneメール」シリーズには、300名以上の企業向けに専用環境で提供する「ALL in Oneメール Pro」もあるが、「ALL in Oneメール Lite」は、ユーザー数300名未満の企業を対象にしたサービスとなる。今回、同サービスの試用アカウントを頂くことができたので、使用感をお届けしたい。

■ セキュリティを担保し、企業メールを私用スマホで閲覧できる仕掛けとは？

「ALL in Oneメール Lite」は、ブラウザベースの専用管理ツールから、従業員のメールアドレスやエイリアスなどの管理・状況把握を簡単に行える。例えば、メールアドレスの発行は左メニューの「メールアドレス 登録・管理」、全従業員に適用できるフィルタリングは「共通フィルタリング」、エイリアスの新規作成や管理は「エイリアス」から可能だ。


「メールアドレス 登録・管理」からメールアドレスを作成して「フィルタリング・転送設定」に進むと、発行したアドレスごとに個別の転送設定が行える。転送先をスマートフォンのキャリアメールアドレスにしておけば、リアルタイムに会社メールを把握できる訳だが、面白いのが転送条件の中にある「コピーを残して件名のみ転送」だ。

「コピーを残して件名のみ転送」を有効にして転送先を従業員のスマートフォンに設定すると、件名のみがリアルタイムで転送される。件名を見てすぐに確認が必要なメールがあった場合は、「ALL in Oneメール Lite」の Web メール画面にログインして閲覧を行うことができる。Web メール経由で端末に本文データを残すことなくメールの確認ができ、情報漏洩を防げる上に、リアルタイムで件名が転送されることで重要なメールを見落とす心配もない、非常に便利な機能だ。


また、容量の大きい添付ファイルを転送先のキャリアメールアドレスで受信できなかった際に、送信元に意図せずエラーメールが送られる事故も防げる。企業メールを私用スマートフォンで見たいという社内の要望に対して、情報漏洩リスクを抑えながら実現できるという訳だ。