社内メルマガポータル

社内情報伝達に Web ページを使うと言う会社は多いが、その目的にメルマガを使うという会社はまだ少ない。

イントラネットがポータルサイトのように使い込まれているという噂を余り聞か ない。なぜなのだろうか。多分、イントラネットは、社内という会社組織の制約 でインターネットの個人サイトのように自由と利便性を高めたサイトが作りにく いのだろう。

メルマガはどうだろうか。メルマガを広報誌の一つの媒体として活用している会 社をいくつか知っている。コスト面に置いても、伝達率に置いても期待以上の効 果が出ているようだ。特に、イントラネットへの誘導に役立っている。

会社組織が大きくなると伝えたい情報も多くなる。月一回程度の広報誌では、十 分な情報を社員に伝達出来ない場合が多い。さらに、一方的な会社情報の伝達よ りも選択権を与える情報提供の方が受信者に親切だ。

受信者に選択を与える情報提供で社内メルマガポータルは、必要な人に必要な情 報を伝達する上で貢献度が高い。社内メルマガポータルとイントラネットがバラ ンス良く融合すると今まで誰も見てくれなかったページも関心を持って見に来て くれる社員が増える。

社内メルマガを発行する上で気を付けるべき点がある。メールは、社外に転送出 来る。イントラネットでは、社外から Web にアクセス出来ないが、メールは情 報をそのまま送ってしまう事が出来る。社内機密が漏れる危険性がある。

だが、このリスクもメルマガの編集方法で簡単に対応が出来る。

社内メルマガ発行ルール： 　1. 社外に漏れても害がない情報に絞る。 　2. 社外秘の情報は、イントラネットだけで読めるURLと項目だけをメルマガに記載する。 　3. メルマガだけで完結しない情報コラムにする。 　4. 重要な情報は、イントラネットのページに誘導する。 　5. 社外の社員にメルマガで重要な情報を伝える場合は、PGP 暗号化メールで送る。

社内メルマガポータルの位置づけは、社内ポータルサイトに社員を導く入り口だ。現在、多くの会社員は、社内ポータルサイトがいつ更新されたのか分からないでいる。そろそろ、社内向けのメルマガ発行を有効に使う時期に来ているのではないだろうか。