OpenOffice.org のメールマージとラベル――3

それが手紙であれ、電子メールであれ、アドレス帳とフォームレターを結合させる処理も、データソースが既に整頓されていれば同じように簡単だ。これらは Base データベースに入れておく必要があるが、詳細は次回に解説する。

Base は電子メールのアドレス帳、LDAP、MySQL などの各種データベース、スプレッドシート、区切り付きテキストファイルなど、さまざまななデータソースをサポートしている。新しいデータを読み込むと、データベースフィールドを Base のそれにマッピングし、それを Base ファイルとして保存するよう要求される。

Base には Java が必要だ。Sun の Java Runtime Environment （JRE）でも、java-gcj-compat でもかまわない。Sun の JRE はフリーライセンスではないが、java-gcj-compat は GPL となっている。システムには Java の複数のバージョンが搭載されていてもかまわないが、どれを使うかを OpenOffice に指定しておく必要がある。

「Tools」から「 Options」そして「Java」でインストールされた JRE が検索されるので、あとはチェックボックスをクリックするだけだ。

すべての友人や顧客に送付する、ワクワクする新製品発表のようなフォームレターを作成するには、Writer で新しいドキュメントを開き、「View」から「Data Sources」をクリックする。希望のコンタクトデータベースを開き、使いたいフィールドを手紙にドラッグ＆ドロップする。これは自分の好きな位置に配置できる。ページエレメントの編集や配置を楽にするには、図2のようにすべてをフレーム内に置いておく。

そして、「Tools」から「Mail Merge Wizard」で、特定のレコードを選択するなど最後の仕上げを行う。これらの処理は先に進むことも前に戻ることもできるし、「Insert」から「Fields」で日付やページ番号などの新しいフィールドを挿入することもできる。できた手紙はプリンタに送信する前に何度でも校正や編集ができるし、１つだけ選んでテストプリントをすることもできる。電子メールで送信したい場合は、ウィザードにそのオプションが用意されている。

OpenOffice は賢いので、新しいページの追加も正しく処理できる。すべてのページに見出しをコピーすることはしない。もしすべてのページにレターヘッドを表示させたい場合は、これをヘッダに入れておく。

次回は、Base でのコンタクトデータベースの読み込みと作成について解説する。

参考
OpenOffice.org

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