OpenOffice での連絡先データベースの作成――1

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前回は、「OpenOffice」の「Writer」と「Base」を使って ラベル、名刺、およびフォームレターのページ を作成する方法について学んだ。OpenOffice でメールマージドキュメントを設定する手順は簡単で、難しくなる可能性があるのは、最初に連絡先データベースを作成する部分だけだ。

アドレス帳を Base に入れておかなくてはならないのだが、ここがちょっと面倒だ。しかし、Base がほかの大半のデータベース、スプレッドシート、テキスト区切りファイル、そして電子メールのアドレス帳からデータを読み込めるのは朗報だ。

図1がこの重要な画面を示している。ただし、手元にある Linux ディストリビューションの環境によってはオプションが異なる場合もある。

Base は、「MySQL」、「PostgreSQL」、「Oracle」、「Adabas D」、あるいは ODBC （Open Database Connectivity）や Java データベースコネクティビティ（JDBC）ドライバをサポートするすべてのデータベースなど、大半のリレーショナルデータベースに直接接続できる。

したがって、ほかのデータベースのグラフィカルなフロントエンドとしても機能し、これを使ってそれらの編集や修正もできる。アドレス帳、スプレッドシート、区切り付きテキストファイルは読み込み専用となる。

これらのデータは Base に読み込めるが、ソースドキュメントに変更を加えるときは、新しいデータを読み込まなくてはならない。Base では、それを変更したり、直接アクセスすることはできない。

筆者の連絡先データは KDE アドレス帳にあるが、これを Base に読み込む作業はペットでもできるほど簡単だ。

・「File」→「New」→「Database」と選択する。

・既存のデータベースに接続する。

・データベースを登録し、データベースを開いて編集を行う。

終了をクリックし、新しいファイルに名前を付けて保存する。

・ 図2のような画面になるので、アドレス帳テーブルをダブルクリックして読み込んだデータを表示する。

Base に自分のアドレス帳から直接読み込むオプションがない場合は、アドレスをコンマ区切りの「.csv」ファイルに書き出してみる。そして、「Connect to an existing database」ドロップダウンリストで 「Text」を選ぶ。

次の画面でパスを聞かれるので、「Comma separated value files ’ (*.csv)」を必ずチェックしてから正しい区切り記号を選択する。もしこれが正しくフォーマットされた「.csv」ファイルなら、Base は問題なくこれを処理する。筆者が KDE のアドレス帳を書き出したときのものを短くまとめた例を以下に示す。

"Family Name","Given Name","Honorific Prefixes","Home Phone",
"Home Fax","Home Address Street","Home Address City",
"Home Address State","Home Address Zip Code"
"Schroder","Carla","Ms.","","","5678 EndOfTheLineLane",
"Red Cowtown","Oregon","54321"


ここでは読みやすくするため改行を入れているが、本当の改行は行の最後でコンマはない。ファイルの先頭に来るフィールド定義行とフィールドデータ行のフィールドの数は完全に一致させる必要がある。この例には9つある。空のフィールドにはプレースホルダーとして「""」が必要で、各フィールドはコンマで区切られる。区切り記号にはコンマ、シングルスペース、 タブ、コロン、もしくはセミコロンが使える。

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図1：読み込み画面 図2：アドレス帳データベース