情報共有で仕事の効率UP、企業内「グループウェア」の利用者32%

インターネットコム（株）、（株）インフォプラントによるインターネットを利用している会社員300名に対する調査によると、32%のユーザーが企業・部署内で「グループウェア」を既に利用しているほか、 14%のユーザーが「グループウェア」の利用を検討していることが分かった。

既に「グループウェア」を利用しているユーザーと利用を検討しているユーザーに対して、 それぞれ「グループウェア」の中で良く利用している機能、利用したいと考えている機能を挙げてもらったところ、 どちらも「共有スケジュール」、「掲示板」、「文書管理」などが上位を占め、次いで、「Webメール」、 「施設予約」、「電子会議室」などと続いた。

次に、既に「グループウェア」を利用しているユーザーに対して、「グループウェア」を利用することで、 会社・部署内でのコミュニケーションのあり方が変化したと思うか？と聞いたところ、 57%が変化したと思うと答えた。

具体的には「仕事が効率的になった」、「情報の共有化が進んだ」、 といったように「グループウェア」の導入によって仕事の効率化が進んだといった意見が大半を占めている。しかし、一方では「会話が減った」、「人間関係が希薄になった」といったように、オンライン上でのやり取りに頼るあまり、 面と向かってコミュニケーションを取る機会が減ったという意見も聞かれた。

一方「グループウェア」を利用したいと思わない人は全体の20%を占め、 理由としては「特に必要ない」と「使い方が分からない」が最も多く、次いで、「導入コストが高い」、 「メンテナンスが大変」、「セキュリティが不安」と続いた。

確かに「グループウェア」を利用して各人の予定や情報を共有することで、 社内でのコミュニケーションがスムーズに進み、仕事の効率化が促進されるという側面はあるが、 一方では、せっかく導入しても、全員が同じようなレベルで使いこなせなければ、 十分にメリットを生かしきれないのも事実だろう。

またメールなどのオンライン上でのコミュニケーションに頼りすぎてしまうことで、会話をしたり、 面と向かってコミュニケーションを取ることが億劫になってしまうという問題もある。 会話が減ることを仕事の効率化を促進する要因と見るか、それとも人間関係の希薄さと見るかは会社や部署、 個人によって異なるだろうが、オンライン上での情報共有が会社内でのコミュニケーションのあり方を変化させ、 仕事の進め方に影響を与えていることは確かなようだ。

◆参考記事： サイボウズ子会社、中小企業向けグループウェア導入サービス



Q：会社・部署内で「グループウェア」を利用したいと思いますか？




Q：（既に利用していると答えた方に）「グループウェア」を利用することで、会社・部署内でのコミュニケーションのあり方は変化したと思いますか？また変化した場合、どのように変化しましたか？




◆具体的に変化したと思うこと
・あまり会う機械のない上司（社長や顧問）にも直接意見を言える環境になった点は大きい。 またシフト制のため、昼間いない人への伝言もしやくすくなった。（会社員/32歳）
・スケジュールが把握しやすくなった。（会社員/28歳）
・ペーパーレス化、会議室などの予約がスムーズに行なえる。（会社員/29歳）
・仕事が効率的になった。（公務員/35歳）
・上司に直接聞きづらいことも聞けるようになった。（ソフトウェア会社勤務/34歳）
・情報共有化が推進された。（SE/33歳）
・内線電話が減った。（会社員/28歳）
・特別に会議やミーティングをしなくても電子会議室や個人紹介などでお互いを知ることができるようになった。 （サービス業/45歳）
・部署内での会話が大幅に減少した。（会社員/28歳）
・個人の行動がわかるようになった。（会社員/27歳）
・大勢の会社員に同時に情報発信が可能になった。紙資源の節約。（会社員/33歳）
・情報の共有化が出来た反面、そういうことに積極的な人とそうでない人の情報量に差がでた。（会社員/36歳）
・本人がいなくても資料が見れるようになったし、不在でもスケジュール確認ができたり、 いろいろと実際に顔見て取っていたコミュニケーションが本人不在でもできるようになった。 （会社員/52歳）
・連絡が迅速になり、記録が残ることによって言った言わないがなくなった。（会社員/40歳）
・無駄が少なくなった。（会社員/25歳）
・様式が統一され、文書管理が楽になった。（派遣社員/29歳）

Q：（既に利用していると答えた方に）現在利用している「グループウェア」の中でよく利用している機能を挙げてください。（今後利用を検討していると答えた方に）「グループウェア」を導入するとして、利用したいと 思う機能を挙げてください。（複数回答）






◆次回予告：「学習でのインターネット利用について」