グループウェアのビジネス利用、課題は「利用する人・しない人の個人差」

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インターネットコム株式会社と株式会社インフォプラントが行ったオフィスワーカーへの調査によれば、およそ7割の回答者が自社にグループウェアが導入されていると回答、実際に利用する上での最大の問題点は「活用する人・しない人の個人差が大きい」だった。

この調査は20代から50代の仕事上でPCを利用する企業勤務者300人を対象に行ったもの。年齢層分布は20代：32％、30代：49％、40代：15％、50代：4％。また回答者の勤務する企業の従業員規模は300人以下：56％、301人以上：44％だった。

まず業務上におけるグループウェアの導入状況について尋ねた。「会社全体で導入している」という回答者は53％、「部門・部署で独自に導入」15％で、合計で68％がグループウェアを導入している。2001年9月の調査の導入率は32％で、およそ2年間で導入率は倍になった。

導入状況を企業規模別に見ると、301人以上の企業に勤める回答者群では全員が「導入している」と回答した一方、300人以下の企業に勤める回答者群では48％にとどまり、大きな格差が見られた。

次に実際の利用動向を見てみたい。会社全体または部門・部署で「導入している」と回答したユーザー（187人）を対象に、「よく利用する機能」を回答してもらったところ「ファイル共有」が最多、以下「お知らせ・伝言板」「Web メール」「共有スケジュール」などが続いた。

またビジネス利用の上で、もっとも課題・問題であると感じる点は「活用する人・しない人の個人差が大きい」の67％。グループウェアが導入されても、組織全体で積極的に活用して行く姿勢がなければ無駄に終わる、という実感があるようだ。また「社外に出ると情報が取り出せない」45％、「自分で使いやすくカスタマイズできない」41％などの回答も多い。これらは今後、更なる製品改善を求めたいところだ。

なお今回は、データベース（DB）ソフトの利用動向および Web 対応に関する意識調査も行った。Microsoft Access やファイルメーカーなど、PC用DBソフトを「よく利用する・利用経験がある」回答者は42％。利用目的は「顧客管理DBを作成（サービス業/39歳）」が目立つ。これは、顧客データには自社独自の情報入力項目を作成する必要があることと、データが様々な用途（例えば販売管理DBとの連携やDM発送など）に活用できることが理由だと推測される。

これらのDBを Web 上で共有（Web ブラウザから入力・閲覧）できたら利用したいか？ という質問については、DB利用者の60％が「共有してみたいと思う」と回答した。今後グループウェア製品へのDB機能搭載、またDB製品へのより簡単な Web 共有機能搭載が期待されている。（調査協力：株式会社インフォプラント）

◆参考記事：

情報共有で仕事の効率UP、企業内「グループウェア」の利用者32%（2001年9月調査）

Q:あなたの会社/職場ではグループウェアを導入していますか？ 導入している場合はどういう形態で導入していますか？

Q:（導入している方へ）実際にビジネスで利用する上で、グループウェアのどのような点に課題や問題があると感じられますか？

Q:（「Microsoft Access」「ファイルメーカー」などのPC用データベース（DB）ソフトを業務上でよく利用する・利用したことがあるの方へ）これらのDBがWeb上で共有（Webブラウザから入力・閲覧）できたら、利用したいと思われますか？