メールの処理にとられる時間は予想外に多い

インターネットが企業の業務に浸透して久しく、 さまざまな IT ツールが普段の業務処理でも便利なツールとして活躍している。 IT ツールのおかげで大量の業務をこなせるようになったのはいいが、 その反面、IT ツールによって大量の業務が発生している、とも言える。 IT ツールを上手に効率よく使いこなすための書籍さえ必要になる時代だ。

たとえば、インターネットの存在していなかった時代には、 朝、 多くてせいぜい十数通の郵便物をチェックして分類してファイリングすればよかった。内容をじっくり把握しても、所要時間はせいぜい30分だ。

ところが、 インターネットのおかげで、スパムやダイレクトセールスメール、 仕事でのやり取りメールなどの、ありとあらゆる内容のメールが、 メールボックスに届けられる。

これらのメールの処理に、どのくらいの時間が使われているのだろうか？

インターネットコム株式会社とJR 東海エクスプレスリサーチが行った「勤務先メーラー」に関する調査によると、 1日の勤務時間のうち、 「1時間以上2時間未満」をメールの処理に費やしているユーザーが24.3％もいることがわかった。

また、「30分未満」は38.1％、 「30分以上1時間未満」は29.1％だった。

調査対象は、20代から60代の民間企業に勤務する男女330人。 男女比は男性73.0％、女性27.0％。 年齢別では、20代13.3％、30代45.5％、40代27.3％、50代8.5％、60代5.5％。 地域別では、北海道1.2％、東北0.6％、関東20.3％、甲信越0.9％、東海31.2％、 北陸0.6％、近畿41.8％、中国2.4％、四国0.6％、九州沖縄0.3％。

全体330人のうち、 現在も民間企業に勤務していて、 勤務先で PC（Macintosh を含む）などを使用、 社内社外からのメールを受信している268人に対して、 1日にメールを何通受信しているか、聞いてみた。

最多は「10通未満」で31.6％だが、 「11通以上30通未満」はほぼそれと同程度の30.6％、 ついで「30通以上50通未満」20.1％で、 「1,000通以上」というユーザーも存在する。

また、これらのメールの処理に要する時間は、 「30分未満」38.1％、 「30分以上1時間未満」29.1％、 「1時間以上2時間未満」24.3％、 「2時間以上」8.6％の順だ。

さらに、 受信メールを1日のうちチェックする回数は、 「10回以上」41.8％、 「2回以上5回未満」28.0％、 「5回以上10回未満」19.8％。

仮に、 1日に「11通以上30通未満」のメールを受信したとして、 またそれらの大半がスパムメールではなく、 すべて目を通す必要のある、 あるいは返信する必要のあるメールであるとしたら、 その処理に要する時間は、 「1時間以上2時間未満」、あるいは「2時間以上」かかるかもしれない。

さらに、 返信したメールに対する更なる返信を待っていれば、 1日「10回以上」メールをチェックするのは、当然かもしれない。

そうなると、メール処理にかかる時間を短縮するのは、 通常のやり方では容易ではないだろう。 メーラーのような、必須 IT ツールを使いこなすには、 仕事のスタイルを変える必要があるのかもしれない。 （調査協力：JR 東海エクスプレスリサーチ）

◆参考記事：

【書評】『デジタル・ワークスタイル――小さなことから革命を起こす仕事術』

Q：1日に平均して何通程度メールを受信していますか。（スパムなども含む）

Q：メールの処理に使っている1日当たりの合計時間をお答えください。

Q：受信メールを1日に何回チェックしていますか。