ビジネスメール返信は「24時間以内」が86.7％

ビジネスシーンにおいてはもはや必須のコミュニケーションツールである携帯電話やメール。果たして、社内で、もしくは社外でどのように使われているのだろうか。それらに対する人々の意識を調査した。

インターネットコム株式会社と JR 東海エクスプレスリサーチが行った「ビジネスマナー（携帯電話・メール）」に関する調査によると、社内の会議中に PC もしくは携帯電話を使ってメールをしている同僚・部下を見かけた場合、約5割が「非常に好ましくない」と感じており、取引先との打ち合わせにおいては約7割が「非常に好ましくない」と感じていることがわかった。

また、相手がメールを送信してから、それに返信するまでの所要時間は、「24時間以内」との回答が86.7％で、約8割が「3日以内」の返信を期待していることがわかった。

調査対象は、官公庁、自治体、民間企業に勤務する20代から60代の男女330人。男女比は男性77.3％、女性22.7％。年齢別では、20代10.0％、30代51.5％、40代26.7％、50代10.3％、60代1.5％。地域別では、北海道0.6％、東北1.2％、関東17.0％、甲信越0.9％、東海42.7％、北陸0.6％、近畿33.0％、中国2.7％、四国0.6％、九州沖縄0.6％。

全体330人に対して、まず社内の会議中に PC もしくは携帯電話を使ってメールをしている同僚・部下を見かけた場合、どう感じるかを尋ねた。同僚・部下に限ったのは、上司であれば多少はやむをえないとの意識が働くのではないかとの判断からだ。

その結果、「非常に好ましくない」が51.5％（170人）と約5割を超えることがわかった。以下、「あまり好ましくない」が36.4％（120人）、「どちらともいえない」9.7％（32人）となった。一方、「非常に好ましい」0.6％（2人）、「まあ好ましい」1.5％（5人）をあわせても2.1％と肯定派はごく少数だった。これは当然というべきか。

それでは、取引先との打ち合わせではどうだろうか。同じく、PC もしくは携帯電話を使ってメールをしている人を見かけた場合の感じ方を尋ねたところ、「非常に好ましくない」が71.5％（236人）、続いて「あまり好ましくない」20.3％（67人）と、不愉快に感じている人は実に約9割にのぼった。

最後に設けた自由回答欄では、「特段の事情がない限り、電話よりも目の前にいる人との応対を優先すべき」「打ち合わせや会議の際には電話を携帯しないのが当然」など、会議中にメールをする人に対する厳しい意見が目立ったが、それでは、社内の会議中・取引先との打ち合わせ中にさえもメールをしなければいけない理由はあるのだろうか。

そもそも、相手からメールを受け取ってから、どのくらいの時間で返信しているのだろうか。相手がメールを送信した日時から返信までの所要時間を聞いてみた。その結果、最も多かったのは「1時間以内」25.8％（85人）、次いで「2〜3時間以内」22.1％（73人）、「受け取ってすぐに」16.7％（55人）、「24時間以内」10.6％（35人）と続いた。そのほか、「6時間以内」7.3％（24人）、「12時間以内」4.2％（14人）をあわせると、86.7％が受信から24時間以内にメールを返信していることになる。

メールを返信する側は、24時間をタイムリミットと考えているようだ。これならば、会議中も時間を惜しんで、というのもわからなくはない。

それでは、メールの受信側はどうだろうか。自分が送ったメールに、どのくらいの間、返信が来なければ返信がないものと見なすか、聞いてみた。最も回答を集めたのは「2日」30.9％（102人）、次いで「3日」27.9％（92人）、「1日」22.1％（73人）と、3日以内が80.9％を占めた。以下、「1週間」12.4％（41人）と続いた。

もちろん、特別に緊急を要する要件というのはあるのだろう。しかし、一般的なビジネスメールにおいては、できれば1日以内に、すくなくとも3日以内に返信していればまず間違いないようだ。

（調査協力：JR 東海エクスプレスリサーチ）

◆参考記事：

「病院」での携帯電話、大半が控えるべきと回答

Q：社内の会議中に PC もしくは携帯電話を使って電子メールをしている同僚もしくは部下を見かけたとします。あなたはどう感じるか、お答えください。（ひとつだけ）

Q：取引先との打ち合わせ中に PC もしくは携帯電話を使って電子メールをしている人を見かけたとします。あなたはどう感じるか、お答えください。（ひとつだけ）

Q：あなたが送信したビジネス関連のメールに、どれくらいの期間、相手からの返信がなければ、返信は来ないものと考えますか。（ひとつだけ）

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