メールで効果的な情報共有を行う（2）

前回はメーリングリストの歴史と基本機能について紹介しました。いかがでしたでしょうか。今回はメーリングリスト（以下 ML とします）の詳細機能と活用方法について説明していきたいと思います。

■ML の開設
ご存じの方も多いと思いますが、ML のメールアドレスは “ML名@domain” といったメールアドレスで構成されます。つまり ML の宛先は一般のメールアドレスの構成と全く同じなのです。前回も説明していますが、このアドレス宛に投稿することにより参加している複数のメールアドレス宛に一斉配信されます。投稿者は誰に送信するかを意識することなく、投稿する ML を意識すれば良いこととなります。

ML の開設者は ML オーナーと呼ばれます。MLオーナーは ML を開設すると同時にホスト役として ML の管理人的な役目を担います。また開設する ML はどのようなポリシーで運営するかを決定し ML の設定を行います。このポリシー設定が ML の性格付けを行うこととなります。

■ポリシー設定
それでは具体的な ML のポリシー設定についてみていきましょう。ここでは 代表的なメーリングリスト管理ソフトウェアである Majordomo およびブラウザで管理できるメーリングリスト管理ソフトウェアの melpod の ML ポリシー設定を例に代表的な設定を説明します。なお、Majordomo は環境設定ファイルにより設定を行い、melpod はブラウザにて設定を行います。

・ML への参加・退会の方法
一般ユーザーが ML に参加したり退会したりする際に、ML オーナーの許可が必要かどうかです。不特定多数の参加者を募集する場合はオーナーの許可を必要とする設定が多いようです。

・ML への投稿の方法
作成した ML に一般ユーザーが投稿する際に、自由に投稿できるか、それとも ML オーナーが承認を行うかどうかを設定します。

・メンバ情報の公開・非公開
ML に参加しているメンバ一覧を、参照出来るかどうかです。まったく見せない設定、参加者のみに見せる設定、誰でも見る事が出来る設定があります。

このように、ML のポリシー設定により単なる同報メールにとどまらず、情報を共有する仕組みを簡単に変更できるのが ML の特徴です。これらの設定の組み合わせにより様々なスタイルの ML の運用が可能です。

■投稿メッセージ保存
ML への投稿をサーバーにて保存することも可能です。これにより、これまでに投稿されたメールの内容を確認することができます。特に melpod では投稿メールの件名や内容を Web ブラウザで確認できることに加えてキーワード検索も行える、大変便利な機能を持っています。

■ダイジェストメール
参加している ML が多くなればなるほど、受信するメールが増えてきます。情報を収集するための ML などの場合はダイジェストメールが役に立ちます。

ダイジェストとは、メーリングリストに投稿された一連のメッセージを1つのメッセージにまとめたものです。これなら20通のメッセージを受信する代わりに、1通のダイジェストメッセージを受信するだけで済みます。

■ML の活用方法
それでは、具体的に ML はどのような形で活用できるかを見ていきましょう。プライベートにおいては趣味や愛好家同士の情報交換に ML を利用されている方が多いと思います。よってここでは企業内での活用例を紹介します。

・組織やプロジェクト、クライアントとの情報共有
企業ではもっとも一般的な ML の活用方法です。組織やプロジェクトでのメールディスカッションを ML にすることにより、参加者に対してくまなく情報が共有できます。同様にクライアントとの情報共有としても活用できます。

・人材募集窓口としての利用
人材募集宛のメールアドレスとして公開し、採用部門のメンバーを参加させることで人材募集の状況を採用部門で共有することができます。

・ヘルプデスク窓口としての利用
ソフトウェアやハードウェアなどの問題解決を行うヘルプデスク宛メールアドレスとして公開し、ヘルプデスク担当者をメンバーとして参加させます。ヘルプデスクへの問い合わせと回答が蓄積されナレッジの共有ができます。

足早に説明してきましたが、いかがでしたでしょうか。このようにメーリングリストは効果的なメールによる情報共有を行える仕組みを提供します。是非あなたのオフィスやキャンパスでも導入を検討してみてはどうでしょうか。（執筆：後藤　康成）

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