気軽に書き込めるデータベースを作ろう

■ 雰囲気作り

さて前回は、非定型のデータを大量に集めて知識共有の土台にしよう、という話をしました。大量に集めるには利用者の方々に気軽に書き込んでもらう必要があります。利用を促進しなければ、せっかくの知識共有環境も無駄になってしまいます。みんなに使ってもらうにはどのようなプロモーションが有効でしょうか？　例えば社内のユーザーがデータベースにどんどん書き込んでくれるように雰囲気をつくることはできないでしょうか？

■ 先ず隗より始めよ

まず、気軽に書けることを示すために一般利用者に先んじて、システム運用に近い立場の人が使い方の例を示すことは有効です。最初の書き手になるのです。また、定期的に書き込みを続けることも大事です。

あまりにも高度で洗練され読み応えのある内容ばかりを並べていくのは有意義なコンテンツを揃える価値はあっても、気軽な雰囲気をつくるうえでは障害になります。同じようなレベルの内容を書き込みに際して要求する、暗黙のルールが出来上がると書き込みにくいからです。ですから、手っ取り早く管理者が気軽な共有知識を書き込んで例を作りましょう。

■ 既存のコンテンツが書き込みの内容を決める

私は過去、VAX Notes に始まってインターネットの News Group や Lotus Notes、それ以外にも国内外の会社の様々な掲示板、BBS、知識共有システムまたはインターネット上の意見交換などを見てきましたが、次のことははっきり言えると思います。

「既存のコンテンツが継続的に書き込みされていく内容を制約する」

この既存のコンテンツはコミュニケーションを軸とするタイプのアプリケーションで存在しているネチケットなどと同様に、情報共有の場の雰囲気を決めてしまいます。

■ 「知識共有システムの歩き方」を作ろう！

私はそういった知識共有のデータベースの中に気軽に書き込める場を用意しておくのは有効だと感じています。DEC には Soapbox と呼ばれる VAX Notes の Database があり、 そこではテーマを特定しないいろいろな話題が扱われていました。社内に散らばった様々なデータベースへのインデックスの役割を果たしている、いまでいう検索サイトに近いデータベースとならんで非公式ながら VAX Notes のデータ群の中核に存在するデータベースでした。DEC 全世界10万人を越える社員のほとんどが非公式なその存在を知っていたと思われます。

私の現在の会社ではオフィス内のコミュニケーションを盛んにし、新しく入ってきた人たちに知識共有環境に慣れてもらうために「ランチを食べる店」に関する情報共有データベースをつくりました。ランチは通常の勤務時間の間に食べるので、気軽に共有できるお店やメニューの情報があり、読み手にとっても役に立つという意義ある知識共有のあり方の小さな一例と思われます。

■ 匿名書き込みに関して

書きやすくするには、書き手の特定ができないシステムを用意するのはどうかという意見があります。実際に匿名性は書き込みの制約を取り払い、自由な意見を言える環境を作りますが、逆に無責任な内容を書き込む結果にもつながります。

最終的にはこういった原則論は運用者のポリシーで決めるべきですが、社内の知識共有システムに関しては避けたほうが無難でしょう。書き手の特定が通常の状態ではわからないがトラックできるというシステムであれば、無責任な内容はほとんどなくなります。

しかしシステムの裏で把握できることをユーザーが知っていないと不信感を生みます。そういった擬似匿名システムの場合、匿名の書き手をシステム運営者または一般のユーザーでも知ろうと思えば特定できることを、あらかじめ知らせておくことが重要です。

■ ID の一貫性

情報系システムにおいてはファイル共有、スケジュール、タスク管理、ディスカッション、ワークフローなど様々なアプリケーションが存在しており、それらに対して個別のものを導入するよりは一貫したものを導入するほうが得策です。しかし、どうしても既存のシステムとの融合、他の組織とのインターオペラビリティなどを考えるといくつかのシステムが共存することが避けられない場合もあります。

こういった異種システムの統合においてもユーザーのためには ID が共通化されていることが必要です。異なるシステムに対してのバラバラなアカウント名、パスワードなどがユーザーの利便性を損ないシステムの積極的な利用を遠ざけます。

■ 次はどうやってデータを使うか

今回はあまり技術的に興味を引く内容ではなかったと思います。次回はデータが蓄えられた後の分析の手法を再認識してみたいと思います。

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