HTMLメールを発行する前に準備すること

前回お話したように、HTML メールは今後急速に一般化していくと思われますが、現時点では移行の過渡期ということもあり、環境が HTML メールに対応していないユーザーや、環境は対応しているものの HTML メールをあまり好まないユーザー、また HTML メール自体どういったものかわからないユーザーも少なからず存在します。

このようなユーザーにも不快感を与えずに、適切に HTML メールを使って情報提供を行うためには、事前に

(1) HTML メールとはどのようなもので、どういう環境であれば見える/見えないのか
(2) HTML メールでの情報提供を希望しない場合にスムーズに選択/解除できるための機能
(3) HTMLメール利用に際するサイトのプライバシーポリシー

などの情報や機能を用意しておく必要があります。 これらを前提に、HTML メール導入に当たって最低限必要と思われる項目を列挙したのが、 右のチェックリストになります。 以下、各項目の解説を簡単に行います。

■2種類のパーミッションの取得
ユーザーに HTML メールを届けるには、ユーザーから2種類のパーミッションを得る必要があります。 1つ目は、情報メールを送ることについてのパーミッション、2つ目はそのメールを HTML 形式で送ることについてのパーミッションです。

具体的なプロセスでは、メール配信についてのパーミッションを得た上で、ユーザーに HTML 形式での配信を希望するか、テキスト形式での配信を希望するかを選択してもらう形になります。必ずしも全てのユーザーが HTML メールを表示できるわけではない今日現在においては、1番目のパーミッションだけで、いきなり HTML 形式でメールを送りつけることはルール違反であると考えられています。必ず、2番目のパーミッションも得た上で HTML メールを送ることを心がけてください。

■テキスト/HTML メール両方での配信方法の用意
上記と同様の理由から、HTML 形式でのメール配信だけでなく、テキストメールでの配信も用意しておく必要があります。配信側が HTML メールをメインのメールマーケティングツールとして位置付けたとしても、環境が対応していないユーザーを全て切り捨てていいわけではありません。

全てのユーザーにテキストと HTML の両方を表示可能にしたマルチパート形式で送信するという方法もありますが、例えば、ポストペットなど、マルチパート形式自体を認識できないメールアプリケーションも存在しますので、テキストメールでの受信を希望するユーザーに対しては、必ずテキスト形式で配信を行うようにしましょう。

■FAQ ページの設置
自分の環境が HTML メールを受信できる環境かどうかわからないユーザーも多く存在しますので、詳細な FAQ のページを配信前から準備し、ユーザーが困らないようにする必要があります。ダイアルアップ環境など、非常時接続環境のユーザーに対しての情報、メーラーの種別、バージョン別の表示の可否、HTML メールからテキストメール形式での受信方法の変更手順、メール配信を解除するための手順など、全てのユーザーが安心してメールを受け取ることができるように準備を行うことが必要です。

■サンプルページの設置
実際登録すればどのような HTML メールが届くのかを理解してもらうために、できれば HTML メールのサンプルも用意したほうが良いでしょう。

■プライバシーポリシーの検討
これは HTML メールに限った話ではありませんが、メールアドレスやその他個人情報を取得するにあたっては、サイトとしてのプライバシーポリシーを明確にし、ユーザーに告知する必要があります。加えて、HTML メール固有の問題として、クッキーの使用や WEB ビーコンの使用の問題がありますが、この点についても使用に関する明確なガイドラインを設け、ユーザーに告知することが必要です。

以上、メールマーケティングの導入に際して、事前に行うべきことは多いと思いますが、HTML メールの場合は加えてこのような作業が必要になります。

なかなか大変な作業ですが、この部分をキチンと整備しておくことで、顧客の信頼向上につながりますし、メールに関しての問合せも格段に減少します。

次回は、テキストメールでのメール配信から HTML メールでのメール配信に切り替える場合に、必要な準備について説明します。