社内 Blog をいかに浸透させるか

今回は「Blog」に着目してみよう。

Wikipedia では、「狭義には World Wide Web 上の Web ページの URL とともに覚え書きや論評などを加えログ（記録）している Web サイトの一種」としている。

そうであれば、ニュースリリースも Blog としてもよいと考えられる。逆に、「CMS（Contents Management Syetem）機能や読者コメントを受ける機能がなければ、Blog とは言わない」といった見方をする例もある。

企業コミュニティにおける典型的なコンテンツ「掲示板」「wiki」「メッセージ/メール」「ブックマーク」、一般的な「ファイル」などとコンテンツの特徴を対比してみた。

コンテンツの比較 *クリックして拡大

もちろん、それぞれのコンテンツの機能は独自に進化しており、さまざま形態のコンテンツが提案されている。Blog も然りであるが、ここでは、

・少なくとも「タイトル、本文、コメント」から構成され
・作成者本人のみが編集でき
・一般的なブラウザーにて参照できる

をコンテンツと定義する。

4年前、Blog の企業利用方法を Fredrik 氏は以下のように分類している。

・外部に向けて情報を発信する用途（External Blogs）
Sales Blogs
Relationship Blogs
Branding Blogs

・社内に向けて情報を発信する用途（Internal Blogs）
Knowledge Blogs
Collaboration Blogs
Culture Blogs

External Blogs は、さまざまな企業のサイトで活用され、一般化している。

現場の社員がナマの声は、読み手に親近感やリアリティを与える絶大な効果がある。社長 Blog は、その会社の意思決定者がどのような考えを持つのかが推し量れて会社に対する理解や信頼感を深める効果もある。また、CMS としても有効であり、メンテナンスコストを削減したり、即時性の高いコンテンツ の対応も可能になる。

これほどに便利なコンテンツであるゆえ、Intrernal Blogs においても威力を発揮すると期待される。いろいろな Blog が生まれて着実にノウハウとしてたまっていき、気づけば膨大なナレッジが整然と蓄積される…しかしながら、現実はなかなかそうはいかない。

External Blogs はあくまで外部に企業をアピールするための Blog であり、明確な営業活動であったり、採用活動の一環として利用目的がはっきりとしている。

当然、企業サイトの一翼を担うコンテンツであるからして、「書き手」は選抜されたメンバーになる。ゴーストライターが登場するケースもありうる。リリース前には、それなりに内容の精査やタイミングを図るような情報統制がなされることが当然である。

かたや Internal Blogs は社員ひとりひとりが生み出すコンテンツである。ほぼ毎日、しっかりと内容をともなった Blog を更新しているブロガーに「どうしてこんなにマメに Blog を更新しているの？」と尋ねが事がある。答えは明快。「書くのが好きなんですよ」と。同時にレスがあることが励みにもなると付け加えた。

社長が Blog をまめに書いていて、社員も倣って書き始めて、全社展開に成功したといった話もあるが、大多数の企業においては、全社員にその情熱を求めることは現実的でない。

さらにほとんどの社員は、ネット上で Blog を数多く読んでおり、読者が Blog の内容に求めるレベルがかなり高いことを理解している。作者側にたった時には、慎重にならざるおえない。Blog を立てるスキルを身につけるには、慣れだけでなく訓練も必要だ。

さらに、「情報共有を推進するため」「コミュニケーションを良くするため」といわれて、書くように指示をされても何を書いて良いかわからない。そう考えると、結局のところ第一ステップでは、「業務に組み込む」ということが現実的な運用と考える。

・会議を開催したらその日のうちに議事録を書く
・顧客に訪問したら、その内容を報告書にまとめる
・問題を起こしたら始末書を書く
・新しい企画を考案したら企画書や稟議書を書く

これらが、業務上発生する「社員個人がメンバーに対して発する、作成者本人のみが修正できるコンテンツ」（すでに定義した Blog・コンテンツ）である。ここに Blog で記述するような要素を織り込むアプローチを試みる。

社員には「Blog で業務報告を書く」ではなく「報告書を書いたら、たまたま書式が Blog 形式だった」と理解してもらうことだ。「Blog」という言葉は使わない。できれば、多くの社員が頻繁に作成する書式はテンプレートにして、記述する 項目を決めてあげることが、好ましい。

また、単なる書類作成では表面的な文面になってしまい、情報も通り一遍になる。内容も含めて活性化するためには以下のようなルールも適用したらどうだろうか？

・「ひとこと」「所感」といった項目を設け、自由に意見を記載できるものとする。最低50文字は書くように。

「体調」「会議の雰囲気」「参加者の服装」といった、くだけた項目も試してみるのも面白そうだ。そういった内容が議事録や営業報告書に記載されていることを、組織として許容することで、発信される情報が変わってくることを期待する。

さらに読み手についても、

・上司はレスを必ず返す。なるべく「ひとこと」に反応する。

・参照者全員にコメントは無理としても、見た記録を残す（あしあと機能でも可）といったルールを用意する。これで、何を書いたら反応があるか、意図が理解されるかを体感できる。これらの活動を繰り返すことで、Blog・リタラシーが向上してゆくはずである。

まどろっこしいことかもしれないが、まずは、人に見られるコンテンツを書く文化を定着させることが大切だ。全社員が Blog をたてて、TPO をわきまえた情報発信ができるようになれば、情報共有の促進にとどまらず、企業の対外的な訴求力が格段に高まることにもなる。

【当コラム執筆は、Looops Communications 取締役副社長の福田浩至が担当しています】